SWOT Analysis กับการเดิน (Walk)

วิธีการในการทำ SWOT Analysis เพื่อให้ได้มาซึ่งความคิดเห็นของผู้เกี่ยวข้องในทั้ง 4 elements ถือเป็นเรื่องสำคัญ โดยมีวิธีการและเครื่องมือที่ใช้ในการดำเนินการดังกล่าวหลากหลายรูปแบบ ส่วนใหญ่ล้วนเกี่ยวข้องกับเจ้ากระดาษแผ่นน้อยที่ชื่อว่า POSTIT ซึ่งหลายคนบอกว่ามันเล็กจนเอาไปปิดอะไรก็ไม่มิด

วิธีการหนึ่งที่มีการนำ POSTIT ไปใช้และเป็นวิธีการที่ได้รับความนิยมโดยไม่ต้องนิยามคือ  Walkabout Brain Storming ซึ่งเป็นการดำเนินงานในรูป Workshop ที่มีการวางแท่น Flip Chart จำนวน 4 แท่นไว้ที่มุมห้องทั้งสี่ โดย Flip Chart แต่ละแผ่นระบุชื่อ Element คือ Strength Weakness Opportunity Threat ขณะเดียวกันให้มีการแบ่ง SWOT TEAM ออกเป็น 4 กลุ่ม แต่กลุ่มดูแลจัดการ 1 Flip Chart

SWOT Team จะได้รับ POSTIT ที่มีสีต่างกัน โดยสมาชิกในแต่ละ Team จะต้องเขียนประเด็นที่สำคัญของ Element นั้นๆ ลงบนแผ่น POSTIT ที่ได้รับอย่างน้อย 2 ประเด็น แล้วนำไปติดบน Flip Chart … ให้เวลาประมาณ 30 นาทีถึง 1 ชั่วโมง …. จากนั้นให้แต่ละ Team ย้ายฐานไปนำเสนอประเด็นของ Element อื่นใน Flip Chart ถัดไป … ดำเนินการจนครบ 4 Flip Chart แล้วดูว่า POSIIT สีอะไรติดอยู่บน Flip Chart มากที่สุด …… Team ที่เป็นเข้าของสีนั้นถือเป็นผู้ชนะที่ควรมีรางวัลพิเศษให้

SWOT จะไม่เฉียบ ถ้าเงียบเป็นเป่า...สาก

เรื่องนี้เพิ่งเจอมากับตัวเองเมื่อปีที่แล้ว เมื่อครั้งที่มีโอกาสได้ไปทำ SWOT Analysis Workshop ให้องค์กรอิสระ (แต่ชื่อ) แห่งหนึ่งภายใต้ใบสั่งที่ว่างานนี้ห้ามประหยัด ไม่ต้องจัดกันในสถานที่ แต่ให้จรลีลี้ภัยไปจัดไกลถึงชายหาดชะอำ เพื่อป้องกันการกระทำใดใดที่ไม่พึงประสงค์ของบรรดาผู้เข้าร่วมกิจกรรม ทั้งการขาด ลา มาสาย รวมถึงการแอบกลับบ้านก่อนถึงวัย เอ้ย วันอันควร 

หลังจากออกตัวตามธรรมเนียมด้วยการเชื้อเชิญเบอร์ 1 ขององค์กรเจ้าของฉายา สวย รวยทรัพย์ แต่ชอบโขกสับลูกน้อง ให้มากล่าวเปิดงานแล้ว ปฏิบัติการ Swot Analysis ก็เริ่มต้นขึ้นในบัดดล … การปฏิบัติการครั้งนี้แตกต่างจากปฏิบัติการทุกครั้งที่เราเคยจัดกันมา ผู้เข้าร่วมกิจกรรมไม่ค่อยจะแสดงความคิดเห็นหรือเสนอแนะข้อมูลที่เป็นประโยชน์สักเท่าไร จนทำให้เบอร์หนึ่งของเราเก็บอาการไม่อยู่ เริ่มปฏิบัติการพูดจาโขกสับลูกน้องต่างๆ นาๆ …. ยิ่งโขก ยิ่งสับ ความเงียบสงัดก็พลันมากขึ้น … งานนี้เรารู้แล้วว่าเกิดอะไรขึ้น และจะต้องทำอะไรเพื่อให้ปฏิบัติการของเราไม่ล่มที่ปากอ่าว ……..

สรุปง่ายๆ ได้ว่า SWOT จะไปไกล ถ้าขาใหญ่ไม่ (เข้า) มา .. หรือถ้าพี่แกหลงเข้ามา ก็ต้องใช้ปัญญาพาแกออกไป

ทำ SWOT ANALYSIS ต้องคิดถึงคนสำคัญ

การทำ SWOT Analysis ที่ดีต้องออกแบบให้เกิดการมีส่วนร่วม เป็นส่วนร่วมอันเกิดจากทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กรตั้งแต่ต้นทางที่หมอชิตยันปลายทางที่แบริ่ง หรือที่เรียกโดยรวมว่า Stakeholders

แต่ช่างเป็นเรื่องที่เศร้ากว่าดูหนังอินเดียละเหี่ยกว่าดูหนังอินโดที่องค์กรส่วนใหญ่ไม่ค่อยได้ให้ความสำคัญกับมุมมองและความคิดเห็นของ Stakeholders ด้วยเหตุผลต่างๆ นาๆ ตั้งแต่เหตุผลที่ว่า Stakeholder ไม่มีความเกี่ยวข้องกับองค์กรของเรามากสักเท่าไร (แล้วมันเท่าไร) เหตุผลที่ว่าStakeholders ไม่ค่อยว่างจะให้ข้อมูล หรือแม้แต่เหตุผลที่ว่าเราเข้าใจความรู้สึกของ Stakeholders เป็นอย่างดี … ดังที่เมื่อปีก่อนได้มีโอกาสเข้าไปทำแผนยุทธศาสตร์ให้กับองค์กรภาครัฐขนาดใหญ่ที่มีความเป็นมาอย่างยาวนานแห่งหนึ่ง ตามแผนงานกำหนดให้มีการเชิญ Stakeholders ที่ข้องเกี่ยวโดยเฉพาะลูกค้าที่ใช้บริการเข้ามาร่วมใน SWOT Workshop แต่เจ้าหน้าที่ขององค์กรดังกล่าวแจ้งเราว่าลูกค้าไม่สะดวกเข้าร่วมกิจกรรม ที่สำคัญเจ้าหน้าที่ท่านดังกล่าวยังบอกกับเราโดยไม่มีใครถามว่า ความจริงไม่ต้องไปเชิญลูกค้าหรอก พวกเราติดต่อกันมานาน รับรู้ถึงทัศนคติของลูกค้าเป็นอย่างดี พร้อมกับให้ข้อมูลสรุปได้ว่าลูกค้าไม่ค่อยพอใจระบบคอมพิวเตอร์ที่ไม่สะดวก เข้าถึงยาก ซ้ำซ้อน ไม่รวดเร็ว แถมยังสรุปยุทธศาสตร์ให้เสร็จสรรพว่า จะต้องมีการจัดซื้อระบบ Computer และโครงข่ายใหม่ พร้อมมีการจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อทำการพัฒนา Application ที่ทันสมัยอย่างเร่งด่วน ……..

อย่างไรก็ตาม ทีมงานของเราซึ่งเป็นพวกดื้อแต่ไม่ด้านได้มีโอกาสพบ Stakeholders ดังกล่าวแบบตัวจริงเสียงจริงและเสียจริง … เสียจริงที่ได้ทราบว่าจุดอ่อนขององค์กรแห่งนี้ในสายตาของ Stakeholder รายดังกล่าวอยู่ที่ระบบ แต่หาใช่ระบบคอมพิวเตอร์อย่างที่เจ้าหน้าที่ขององค์กรดังกล่าวบอกเล่าไม่ กลับเป็นระบบงานที่ยังคงต้องมีขั้นตอนทางเอกสารมากมายทั้งที่ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยได้อยู่แล้ว ขณะที่ระบบคอมพิวเตอร์ไม่จำเป็นต้องมีการปรับปรุง … สรุปคือดูเหมือนเรื่องเดียวกัน แต่ดันคนละเรื่อง

ย้ำอีกที … ทำ SWOT ต้องมีส่วนร่วม มิฉะนั้นคุณได้มีส่วนน่วมแน่ๆ

SWOT Analysis ทะเลาะกันได้ แต่อย่าทะลึ่ง

บ่อยครั้งที่การระดมสมอง Brainstorming ใน SWOT Analysis Workshop ต้องเผชิญกับปัญหาที่ว่าด้วยความขัดแย้งภายในกลุ่มของ SWOT Team หรือจะเรียกให้เข้าใจง่ายๆ ว่ากัดกันเองนั่นแหละ ซึ่งประเด็นที่ล่อให้เกิดความขัดแย้งได้มากที่สุดหนีไม่พ้นในส่วนของ Weakness Elements ดังที่เคยประสบพบเจอใน SWOT Analysis Workshop ครั้งหนึ่งที่สมาชิกใน SWOT Team เกิดการโต้ถองกันอย่างรุนแรงอันเกิดจากการพูดพาดพิงและกล่าวหากันว่าหน่วยงานของคู่กรณีเป็นผู้ทำให้สถานการณ์ขององค์กรตกต่ำ

เอาละสิครับ …… 

ถ้าเกิดกรณีเช่นนี้ระหว่างการทำ SWOT Analysis Workshop ผู้ที่เป็น Moderator หรือ Facilitator จะต้องทำอย่างไร … จะปล่อยให้แสดงความเห็นกันต่อ หรือควรรีบเข้าไปยุติกรณีพิพาท หรือควรจะทำอย่างไร ? ทิ้งไว้ให้ลองคิดกันเองนะครับ แต่บอกใบ้นิดนึงว่า อ่านบทความทั้งหมดแล้ว จะรู้ว่างานนี้ควรต้องทำอะไร ….  

SWOT นี้ดีที่สุด

“ระยะทางพิสูจน์ม้า การไฟฟ้าพิสูจน์ไฟ” ฉันใด … อายุของเครื่องมือ SWOT Analysis ที่มีมีกว่า 60 ปี ย่อมการันตีโดยไม่ต้องมีถ้วยรางวัลในความเก๋าแก่ของเครื่องมือตัวนี้ ฉันนั้น ….

SWOT Analysis เป็นเครื่องมือที่ (ดูเหมือน) ง่าย ใช้การวิเคราะห์สถานการณ์ที่มีผลต่อเป้าหมายขององค์กรใน 2 มิติ คือ มิติของที่ตั้งสถานการณ์ว่าเป็นสถานการณ์อันเกิดจากปัจจัยภายในหรือจากปัจจัยภายนอก (Internal VS External) และมิติของปัจจัยที่ที่ดีและไม่ดี (Positive VS Negative) แยกได้เป็น 4 องค์กรประกอบคือ

1. Strength (จุดแข็ง) หมายถึงจุดแข็งภายในที่ช่วยให้องค์กรก้าวสู้เป้าหมายที่ตั้งไว้

2. Weakness (จุดอ่อน) หมายถึงจุดอ่อนภายในที่ขัดขวางไม่ให้องค์กรสามารถก้าวสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้

3. Opportunity (โอกาส) หมายถึงปัจจัยภายนอกที่เอื้อให้การดำเนินงานขององค์กรบรรลุเป้าหมาย

4. Threat (อุปสรรค) หมายถึงปัจจัยภายนอกที่กีดขวางการก้าวเดินสู่ความสำเร็จขององค์กร

Swot Analysis ใช้ได้ตั้งแต่งานสากกะเบือ ยันเรือดันน้ำ

ผู้ประกอบการไทยในปัจจุบันแทบไม่มีใครไม่รู้จักกับคำว่า SWOT Analysis ผู้ประกอบการหลายรายยินดีที่จะทำ SWOT Analysis โดยไม่มีผู้ใดบังคับขู่เข็ญเนื่องด้วยมองเห็นในพลังอันทรงคุณค่าของมัน ขณะที่ผู้ประกอบการบางรายไม่มีเวลาและโอกาสในการทำ SWOT Analysis ด้วยชีวิตที่ต้องดิ้นรนต่อสู้ในตลาดการค้าที่พร้อมจะฆ่าผู้เพลี่ยงพล้ำตลอดเวลา 

แต่ดูก่อนท่านผู้ประเสริฐ SWOT Analysis นั้นไซร้หาได้ถูกนำไปใช้เฉพาะกับองค์กรในเชิงธุรกิจเท่านั้น เจ้าเครื่องมือที่ว่านี้มีรัศมีแผ่กว้าง สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับองค์กรในหลายรูปแบบและหลายระดับ ตั้งแต่ระดับรัฐบาลดังกรณีของประเทศสหรัฐอเมริกาซึ่งพบว่าจุดอ่อนที่สำคัญของรัฐบาลอยู่ที่ระบบการโหวตเลือกตัวแทนจากมลรัฐที่มีขนาดประชากรแตกต่างกัน องค์กรการกุศลอย่างสภากาชาด USA ที่พบจุดแข็งของการมีลูกค้ามีความภักดี ประเภทจะไม่ยอมไปเสียเลือดให้ใครที่ใด  หน่วยราชการไทยหลายแห่งที่พบว่าจุดแข็งร่วมกันโดยมิได้นัดหมายคือการมีผู้บริหารที่เต็มเปี่ยมด้วยวิสัยทัศน์ ท่ามกลางความงุนงงของผู้เกี่ยวข้อง หรือปม้กระทั่งรัฐวิสาหกิจไทยหลายแห่งที่พบว่าจุดอ่อนที่สำคัญของตนเองอยู่ที่การมีสหภาพแรง...งง

นอกจากจะถูกนำไปใช้ในภารกิจระดับองค์กรแล้ว เครื่องมือ SWOT Analysis ยังถูกนำไปใช้ประเมินศักยภาพในระดับบุคคลด้วย ทุกคนที่มีจุดมุ่งหมายในชีวิต ไม่ว่าอยากจะเป็นนายแพทย์ นายทหาร นายธนาคาร หรือแม้แต่นายตรวจ ถ้าไม่อยากชวดความฝัน อยากดันตัวเองเป็น The Star ต้องท่องคาถา SWOT Analysis ให้จงดี ... เรียกว่า Swot Analysis เป็นเครื่องมือที่สามารถนำไปใช้งานแบบครอบจักรวาล